Företagsbilar är i många verksamheter ett självklart arbetsredskap – men att låna ut en bil till en anställd utan en tydlig överenskommelse kan snabbt skapa problem. Vem ska stå för kostnader vid skador? Vem ansvarar för böter eller för att bilen servas i tid? För att undvika missförstånd och konflikter behöver varje företag en skriftlig bilpolicy.
Den mest etablerade lösningen är att använda ett TRF-kort (Tillstånd och Reglering av upplåtna samt utlånade Fordon). Ett TRF-kort är själva bilpolicyn för en specifik bil och en namngiven förare. Det är ett juridiskt bindande dokument som tydligt visar att företaget har upplåtit fordonet och att en bestämd person har rätt att använda det.
Varför en bilpolicy är avgörande
När en anställd får tillgång till en företagsbil uppstår en rad frågor som måste vara reglerade från start:
- Vem står för självrisk vid en olycka eller parkeringsskada?
- Vem betalar eventuella böter eller avgifter som uppkommer när bilen används?
- Vem ser till att service, däckbyten och besiktning sker på rätt tidpunkt?
- Vad gäller när den anställde slutar eller blir långvarigt frånvarande?
Utan en skriftlig bilpolicy kan dessa frågor leda till osäkerhet, förseningar och onödiga kostnader. Ett TRF-kort gör att ansvar och rättigheter är klara redan innan bilen rullar ut.
TRF-kortet – bilpolicy på fordon- och personnivå
Ett TRF-kort innehåller de uppgifter som behövs för att upplåtelsen ska vara tydligt dokumenterad:
- bilens registreringsnummer
- arbetsgivarens namn och organisationsnummer
- den anställdes namn som får disponera bilen
- underskrifter från båda parter som bekräftar överenskommelsen
Med dessa uppgifter är det svart på vitt vem som disponerar fordonet och under vems ansvar det används. Kortet kan vid behov visas upp vid en poliskontroll och fungerar som ett erkänd bevis på att upplåtelsen är godkänd.
Trygghet för både företag och förare
En bilpolicy i form av ett TRF-kort skapar ordning och tydlighet för båda parter. Företaget har ett klart dokument som visar vem som har rätt att använda bilen, och den anställde har ett officiellt intyg som bekräftar tillståndet. Det minskar risken för tvister och gör hanteringen av företagets bilar mer professionell.
Sammanfattning
För att undvika osäkerhet kring användningen av företagsbilar bör varje företag upprätta en tydlig bilpolicy. Ett TRF-kort är det verktyg som gör policyn konkret och juridiskt bindande. Det klargör ansvaret, bekräftar vem som får köra bilen och skapar trygghet för både arbetsgivare och förare.